一、背景介紹
檔案室是是集中存放檔案、管理檔案的基地，是社會各方面利用、保管信息
資源中心。確保檔案儲存的完善、完整和安全，是各級領(lǐng)導(dǎo)和全體工作員工的共
同任務(wù)。
云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)科技的演進(jìn)逐漸加強(qiáng)著智慧城市的成熟，智慧城市的發(fā)
展以其獨(dú)有的活力為我們展示一個智能化、科技化的城市。技術(shù)的變革催生了智
慧的進(jìn)步，智慧城市將會給當(dāng)前的檔案管理演進(jìn)增添新的舉措和深遠(yuǎn)影響，轉(zhuǎn)型
發(fā)展中的檔案管理開始走向智慧化管理。
二、核心價值
RFID智能檔案管理系統(tǒng)，通過采用物聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)科技與觀念，規(guī)劃與營造一
張低功耗的物聯(lián)傳輸?shù)墓歉删W(wǎng)，規(guī)劃與建設(shè)物聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及預(yù)測系統(tǒng)，
以變革的方式推動物聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案安全管理工作。通過RFID電子標(biāo)簽，實(shí)
現(xiàn)檔案實(shí)體的電子化標(biāo)識。利用RFID技術(shù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案從產(chǎn)生、歸檔和利
用的全生命周期管理，確保檔案安全。
建設(shè)基于RFID技術(shù)的檔案智能管理平臺，在實(shí)際運(yùn)行中的意見包括：
1、檔案創(chuàng)建時就粘貼一張RFID電子標(biāo)簽，實(shí)體的電子化標(biāo)識；
2、檔案歸檔自動提示，確保檔案在要求年限內(nèi)移送檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔；
3、實(shí)現(xiàn)檔案出入庫的即時檢測，避免檔案利用時多拿、錯拿等問題；
4、實(shí)現(xiàn)檔案從建立、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理；
5、借助RFID智能盤點(diǎn)車，實(shí)現(xiàn)檔案快速盤點(diǎn)、定位與查找。
三、系統(tǒng)組成
圖系統(tǒng)工作原理圖
圖系統(tǒng)總體架構(gòu)
四、系統(tǒng)功能
RFID智能檔案管理系統(tǒng)軟件平臺能分為5個小系統(tǒng)，各子系統(tǒng)通過搭配專業(yè)的
RFID硬件設(shè)施運(yùn)行。系統(tǒng)包含：
標(biāo)簽轉(zhuǎn)換平臺：實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案與RFID檔案標(biāo)簽關(guān)聯(lián)；
館員工作站系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案的閱覽、歸還、查詢等功能；
安全檢測平臺：實(shí)現(xiàn)檔案的自動出入庫、檔案安全檢測等功能；
盤點(diǎn)系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案的上架、順架、盤點(diǎn)、查詢等功能；
可視化系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案狀態(tài)、設(shè)備狀況的可視化監(jiān)控。
4.1標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)
標(biāo)簽轉(zhuǎn)換平臺運(yùn)行在RFID館員工作站設(shè)備上（或稱“檔案加工設(shè)備”），實(shí)
現(xiàn)檔案標(biāo)簽的初始化等工作。系統(tǒng)包含檔案標(biāo)簽與層架標(biāo)簽的登錄、更換、注銷
等功能聲光查找標(biāo)簽，同時支持檔案的查詢統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。
4.2館員工作站系統(tǒng)
館員工作站系統(tǒng)運(yùn)行在RFID館員工作站設(shè)備上（或稱“檔案交接儀”），實(shí)
現(xiàn)檔案的檔案的歸檔（或接收）、調(diào)檔申請、借閱、歸還、續(xù)借等，同時也包括對
檔案讀者的管理，以及檔案的查詢統(tǒng)計(jì)、借閱查詢與統(tǒng)計(jì)等功能。
4.3安全檢測系統(tǒng)
安全檢測平臺配合RFID安全門禁設(shè)備使用，軟件平臺可以運(yùn)行在RFID安全
門禁的內(nèi)置顯示屏上，也可以借助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)至一臺PC機(jī)上運(yùn)行。
安全檢測平臺工具檔案出入的即時觀測、進(jìn)出人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、庫房溫濕度的檢測，
以以告警日志的查詢用途。當(dāng)檔案已申請合法手續(xù)時，系統(tǒng)將手動聲光報(bào)警，并
記錄報(bào)警信息。
4.4智能盤點(diǎn)系統(tǒng)
智能盤點(diǎn)系統(tǒng)運(yùn)行在RFID智能盤車上，實(shí)現(xiàn)檔案的順架、盤點(diǎn)、倒架、查找
等工作。在RFID智能檔案管理系統(tǒng)中，檔案位置管理的最小單位為密集架的一
層（或一格），每一層上粘貼一個RFID層架標(biāo)簽，系統(tǒng)為每一層進(jìn)行排序編碼聲光查找標(biāo)簽，
RFID層架標(biāo)簽上打印該編碼內(nèi)容，以便于工作職員查看。當(dāng)檔案放到密集架的某
一層時，需要將RFID檔案標(biāo)簽與RFID層架標(biāo)簽的關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)在順架、盤點(diǎn)、倒
架等工作時，需要借助儀器自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標(biāo)簽與RFID檔
案標(biāo)簽，再推動相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。
使用RFID手持天線掃描RFID檔案標(biāo)簽時，館員不需要將檔案移出或開啟，只
需要將手持天線靠近檔案實(shí)物，即可完成標(biāo)簽數(shù)據(jù)的寫入。一層60份檔案的掃
描可以5秒內(nèi)完成，讀取過程迅速、準(zhǔn)確。
同時，系統(tǒng)應(yīng)與密集架系統(tǒng)聯(lián)動，實(shí)現(xiàn)密集架的手動開啟、關(guān)閉、通風(fēng)等功能，
方便館員工作。
系統(tǒng)一般借助WIFI無線網(wǎng)路直接與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊。但當(dāng)無線網(wǎng)絡(luò)無
法全覆蓋時，可使用我司專門研發(fā)的“離線工作”模式，即館員在庫房中使用RFID
智能盤點(diǎn)車時，不借助網(wǎng)路與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊，在工作完成后，只應(yīng)該
在設(shè)備的TCP/IP接口插入網(wǎng)線，系統(tǒng)自動判斷網(wǎng)絡(luò)狀況，并自動上傳數(shù)據(jù)。同
時，當(dāng)RFID數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)有升級（如新加工的檔案、檔案狀態(tài)有變更等），也將自
動下載新數(shù)據(jù)。
4.5RFID檔案查詢系統(tǒng)
RFID智能檔案管理系統(tǒng)提供通過web瀏覽器進(jìn)行檔案的查詢。檢索關(guān)鍵字包
括案卷號、歸檔號、題名等信息。
4.6可視化監(jiān)控系統(tǒng)
可視化監(jiān)控系統(tǒng)調(diào)試在檔案館的監(jiān)控室內(nèi)，在LED大屏上實(shí)時展示，以方便館
員實(shí)時了解檔案狀態(tài)、庫房狀態(tài)，以及設(shè)施運(yùn)行狀況。
五、軟件平臺
圖檔案標(biāo)簽注冊
圖借閱
六、場景展示
七、硬件產(chǎn)品
檔案專用標(biāo)簽
層架標(biāo)簽
館員工作站一體機(jī)
檔案智能安全門禁
手持操作設(shè)備
智能盤點(diǎn)車
