一、方案背景
隨著企業(yè)單位或者政府行政事業(yè)單位的擴(kuò)展，以及管理水平的提高，其內(nèi)部資產(chǎn)的數(shù)量也是逐年增加的，不管是資產(chǎn)配置密集型的制造型企業(yè)還是政府行政事業(yè)單位，要使其正常的、良性的、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，都離不開對(duì)其內(nèi)部的資產(chǎn)進(jìn)行有效的使用和規(guī)范化的配置、統(tǒng)計(jì)、查詢等管理。
當(dāng)企業(yè)單位或者政府行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理人員在進(jìn)行機(jī)構(gòu)內(nèi)資產(chǎn)清理時(shí)，由于資產(chǎn)分布廣、數(shù)量多，管理起來(lái)很困難；各分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的資產(chǎn)信息往往滯后，數(shù)據(jù)信息不集中，不全面、掌握的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；總行每年的資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算如同虛設(shè)，出現(xiàn)資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)買，大量超支的情況；總部?jī)?nèi)部資產(chǎn)管理成本增加,運(yùn)營(yíng)成本升高，資產(chǎn)流失隱患加重。
企業(yè)單位或者政府行政事業(yè)單位的資產(chǎn)主要是車輛、辦公設(shè)備、無(wú)形資產(chǎn)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、辦公家具等設(shè)備，在目前的資產(chǎn)管理上主要采用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的資產(chǎn)合理科學(xué)的管理。
二、現(xiàn)狀分析
1、資產(chǎn)管理手段滯后
資產(chǎn)盤點(diǎn)是資產(chǎn)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，它起到了對(duì)資產(chǎn)實(shí)物帳面核對(duì)和反映資產(chǎn)狀態(tài)的作用，對(duì)工作起到了現(xiàn)場(chǎng)校驗(yàn)、監(jiān)督的作用。大部分企業(yè)在資產(chǎn)盤點(diǎn)工作上目前還是完全依靠人工來(lái)進(jìn)行盤點(diǎn)，管理手段滯后，盤點(diǎn)效率、正確率較低，進(jìn)行了大量的重復(fù)勞動(dòng)，后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表制作工作量大，整個(gè)盤點(diǎn)周期長(zhǎng)。往往出現(xiàn)資產(chǎn)還沒有盤點(diǎn)清楚，有些資產(chǎn)又出現(xiàn)變動(dòng)或購(gòu)置的情況。資產(chǎn)在使用過程中管理人員只能比較理論地通過系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理，資產(chǎn)實(shí)際的使用狀態(tài)及狀況無(wú)法得到及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋。
2、資產(chǎn)管理責(zé)任制不完善
由于資產(chǎn)管理工作沒有責(zé)任到人，在使用資產(chǎn)時(shí)，企業(yè)普遍存在工作人員只是為使用而使用，并不關(guān)心這資產(chǎn)由誰(shuí)負(fù)責(zé)保管、每位員工對(duì)自己負(fù)責(zé)保管的資產(chǎn)的實(shí)際情況也并不清楚。資產(chǎn)管理責(zé)任制的不完善直接導(dǎo)致資產(chǎn)利用率低，極易出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置、資產(chǎn)流失等問題。
3、分散的資產(chǎn)難以管理
資產(chǎn)數(shù)量龐大、地域分散，信息的不準(zhǔn)確、不及時(shí)，使管理人員或業(yè)務(wù)人員很難及時(shí)了解到資產(chǎn)狀態(tài)：如數(shù)量、組成組件、存放地點(diǎn)、使用企業(yè)、使用部門、責(zé)任人、使用狀態(tài)等。
4、無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)管
管理人員、責(zé)任人員不能夠?qū)崟r(shí)的查詢到資產(chǎn)當(dāng)前實(shí)際狀態(tài),無(wú)法快速進(jìn)行預(yù)算審批、業(yè)務(wù)審批、領(lǐng)導(dǎo)決策等工作。
三、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的必要性
1、確保企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的必然要求
固定資產(chǎn)、低值易耗品作為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重中之重，也是企業(yè)管理中最繁瑣最消耗人力物力資源的部分。由于固定資產(chǎn)具有價(jià)值高，使用周期長(zhǎng)、使用地點(diǎn)分散等特點(diǎn)，在實(shí)際工作中就很難做到帳、卡、物的一一對(duì)應(yīng)，這就給實(shí)物的使用、監(jiān)管、變更、置換、維護(hù)、損耗、盤點(diǎn)、清理等工作帶來(lái)了一定的難度。也對(duì)建立在其基礎(chǔ)之上的數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析、資產(chǎn)評(píng)估以及企業(yè)上市重組等方面有著直接或間接的影響，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。
2、是適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的必然要求
隨著單位規(guī)模、資產(chǎn)數(shù)量和人員的增多，原有的固定資產(chǎn)管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)單位或者政府行政事業(yè)單位發(fā)展的需要，引進(jìn)先進(jìn)的固定資產(chǎn)管理模式，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行高效、準(zhǔn)確的管理，成為企業(yè)快速健康發(fā)展的必然要求。
四、方案目標(biāo)
1、資產(chǎn)的分類管理
對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)一分類是行政企事業(yè)企業(yè)資產(chǎn)管理工作中相當(dāng)重要的首要步驟和基礎(chǔ)，有助于實(shí)現(xiàn)管理的條理化、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、與財(cái)務(wù)人員的賬目核對(duì)。國(guó)家對(duì)固定資產(chǎn)的分類曾經(jīng)出臺(tái)過相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按國(guó)家規(guī)定的資產(chǎn)類別對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行分類更有利于與財(cái)務(wù)或其它系統(tǒng)銜接。
2、資產(chǎn)管理責(zé)任到人
企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的所有權(quán)是企業(yè)，而資產(chǎn)的使用卻遍布企業(yè)的各個(gè)角落，涉及企業(yè)的每一個(gè)員工，僅靠幾個(gè)資產(chǎn)管理員要管好數(shù)量如此之大，分布如此之廣的資產(chǎn)是困難的。在資產(chǎn)管理工作中，不僅僅要把資產(chǎn)管理工作視為某個(gè)部門或某幾個(gè)人的工作職責(zé)，還要將資產(chǎn)管理工作責(zé)任到人，每個(gè)工作人員都要時(shí)時(shí)了解自己使用、保管的資產(chǎn)狀況，實(shí)現(xiàn)誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，進(jìn)行資產(chǎn)的全員管理。
3、資產(chǎn)使用狀態(tài)的實(shí)時(shí)掌握
對(duì)于在用的資產(chǎn)，要對(duì)其整個(gè)生命周期內(nèi)所發(fā)生的所有信息進(jìn)行記錄，通過簡(jiǎn)便易行的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)使用狀況的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握，方便進(jìn)行資產(chǎn)的維修、年檢、合理配置等，避免浪費(fèi)。
4、實(shí)現(xiàn)方便快捷的盤點(diǎn)
在固定資產(chǎn)管理過程中，盤點(diǎn)是非常重要的環(huán)節(jié)。要改變以往效率低、錯(cuò)誤率高的手工盤點(diǎn)方式，利用現(xiàn)代化的管理方式和管理手段，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的現(xiàn)代化盤點(diǎn)，盡量減少盤點(diǎn)成本。在盤點(diǎn)過程中，管理員要全面、清晰的掌握資產(chǎn)的信息，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)整理出盤點(diǎn)數(shù)據(jù)。通過對(duì)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的進(jìn)一步分析，可以了解資產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量、返修概率等情況，為改善資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)提供參考和依據(jù)。
5、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的暢通對(duì)接
資產(chǎn)管理系統(tǒng)要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)暢通的數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互相導(dǎo)入與導(dǎo)出。并可查詢到各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。報(bào)表可以反映出資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為管理員提供資產(chǎn)管理宏觀的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)報(bào)表也是固定資產(chǎn)管理員與財(cái)務(wù)人員對(duì)帳的依據(jù)。
隨著業(yè)務(wù)和規(guī)模的日益擴(kuò)展，以及管理水平的不斷提高，使用科學(xué)的、先進(jìn)的固定資產(chǎn)管理方法和系統(tǒng)，對(duì)行政事業(yè)\企業(yè)單位發(fā)展有著極其重要的影響。
五、RFID固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)概述
圖一 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
本系統(tǒng)是一套專業(yè)化的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，采用迄今為止最先進(jìn)、實(shí)用的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)（RFID）采集數(shù)據(jù)，支持RFID電子標(biāo)簽作為資產(chǎn)標(biāo)識(shí)，此系統(tǒng)極大地提高了資產(chǎn)管理部門的工作效率，擺脫了繁重的手工勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)整個(gè)生命周期的運(yùn)營(yíng)管理。該系統(tǒng)不同于以往以財(cái)務(wù)管理為主的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，健永RFID固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，采用工作流管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的申購(gòu)、借用、盤點(diǎn)、出入庫(kù)等相關(guān)功能，跟蹤資產(chǎn)整個(gè)生命周期內(nèi)的使用情況，提供多種報(bào)告以對(duì)資產(chǎn)使用情況、流轉(zhuǎn)情況、折舊情況、需求統(tǒng)計(jì)等作出多角度的分析以支持企業(yè)的資產(chǎn)管理，同時(shí)提供了財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成等相關(guān)內(nèi)容。
該系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，SQL 2008數(shù)據(jù)庫(kù)。具體運(yùn)作模式是將數(shù)據(jù)庫(kù)安裝在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器上，只需安裝使用就可以了，不用考慮數(shù)據(jù)維護(hù)、災(zāi)備等問題。實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)實(shí)物的各項(xiàng)管理工作，實(shí)施數(shù)據(jù)集中式管理。這樣不僅節(jié)省了各分/子公司單獨(dú)安裝數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、數(shù)據(jù)災(zāi)備等等問題及費(fèi)用，又方便管理、升級(jí)、維護(hù)。另外，數(shù)據(jù)共享問題也非常容易解決，適應(yīng)多層次、多級(jí)次、跨地域的行業(yè)性、集團(tuán)性用戶使用。
同時(shí)系統(tǒng)具備強(qiáng)大的可拓展性。系統(tǒng)內(nèi)置13種皮膚，可根據(jù)用戶需求自動(dòng)調(diào)整界面是否顯示或布局等；高效的功能擴(kuò)展可自定義字段，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析可自定義模型，用戶權(quán)限管理用戶可自定義；可對(duì)接各大固定資產(chǎn)軟件，與金諜、用友等固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行完美銜接。
六、應(yīng)用拓?fù)鋱D
圖二 系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)
七、資產(chǎn)效益分析
根據(jù)國(guó)際數(shù)據(jù)公司(IDC)針對(duì)多家全球財(cái)富500強(qiáng)中多家跨國(guó)企業(yè)和中國(guó)本土的調(diào)查顯示，一個(gè)有效的、完善的固定資產(chǎn)管理解決方案可以幫助企業(yè)解決：
減少75%的審計(jì)成本；
減少45%的設(shè)備“失蹤”；
減少50%的設(shè)備停機(jī)率；
降低40%的備件庫(kù)存；
提高30%的資產(chǎn)使用率；
延長(zhǎng)10%的設(shè)備運(yùn)行壽命。
盤點(diǎn)效率分析：
圖三 效益分析
